Viktigt inför upphandlingen

En kommunal upphandling av en driftentreprenad kommer att påverka föreningen! Se till att vara engagerad i processen. Sök stöd från Svensk Simidrott vid behov.
 

Nytt också för kommunen

Att första gången upphandla en driftentreprenad är nytt också för kommunen. Räkna med att det saknas kunskap om föreningens verksamhet och om hur entreprenaden kan komma att påverka den.
 

Träffa tjänstepersoner och politiker

Generellt sett har tjänstepersoner och politiker begränsad kunskap om simföreningars verksamhet. Det är därför viktigt att:

• Informera om föreningens verksamhet. Informera om elit och tävlingsverksamhet men framförallt om den breda verksamheten som normalt engagerar majoriteten av medlemmarna.

• Inte räkna med att kommunen känner till föreningens verksamhet eller förstår alla konsekvenserna av en driftupphandling.

• Var ute i god tid. LOU reglerna innebär att när upphandlingen väl är i gång så finns det mycket begränsade möjligheter att påverka förfrågningsunderlaget och villkoren kring upphandlingen.
   

Långa avtalstider

Ett driftavtals längd är normalt 3 – 7 år med i grunden låsta villkor. En upphandling kan därför påverka föreningens verksamhet under lång tid. Se till att lägga ner ordentligt med tid inför en upphandling. När avtalet väl är på plats, är det normalt mycket svårt att införa förändringar. Viktigt är även att tänka på att skriva in möjligheten till flexibilitet och justering efter hand i avtalet. 
 

Föreningens krav på förfrågningsunderlaget

Ett formellt förfrågningsunderlag enligt LOU ska tas fram inför en driftupphandling. Det är utomordentligt viktigt att föreningen tar sig tid att informera kommunen om sin verksamhet inför att de börjar utarbeta upphandlingsunderlag.
 

Det kommer att ta tid och kraft men ett ofördelaktigt formulerat upphandlingsunderlag kommer att påverka föreningens verksamhet under lång tid.
 

Här är punkter som förfrågningsunderlaget bör innehålla:

Bassängtider
Se till att föreningen får tillgång till minst lika mycket bassängtid som tidigare. Metoder bör finnas för hur tiderna ändras om föreningen skulle växa.

Mängd och tid på dygnet
Se till att det fastställs när på dygnet föreningens tider ska finnas. Tiderna mellan 17 och 20 är naturligtvis de mest eftertraktade, både för föreningen och för driftentreprenören.

Tävlingstillfällen
Se till att antalet tävlingstillfällen finns fastställda och villkoren kring tävlingsarrangemangen. Eventuella hallhyror, rätt till servering, rätt till annonsering et cetera.

Gym och träningslokaler
Se till att tillgång finns till gym och träningslokaler och att de ekonomiska villkoren är reglerade.

Simskolor
Se till att föreningen har bassängtider för simskolor och har rätt att annonsera dessa.

Skolsim
Diskutera hanteringen av skolsimmet. Kommuner vill gärna lägga in skolsimmet som en del av driftentreprenaden även fast det egentligen inte finns anledning till det. Skolsimmet kan upphandlas separat och därmed ge både simförening och driftentreprenör möjlighet att konkurrera om den delen. Simföreningen har normalt stor förmåga att tillhandahålla skolsim.

Tillväxt i föreningen
Se till att utrymme finns för tillväxt i föreningen. Driftentreprenader löper ofta under lång tid och avtalsskrivningen kan förhindra fler bassängtider vid utökad verksamhet.

Avgifter
Se till att alla avgifter är reglerade och att driftentreprenören inte ges fritt spelrum att ändra avgiftsstrukturer.

Reklamplats
Se till att föreningen fortfarande har rätt till reklamtavlor och andra sponsorsaktiviteter.

​

Ställ frågor under upphandlingen

LOU-upphandlingar ska annonseras offentligt och vem som helst kan ta del av all upphandlingsdokumentation. Alla potentiella anbudsgivare har rätt att ställa frågor rörande upphandlingen och de ska besvaras av upphandlaren. Här har upphandlaren också möjlighet att förtydliga kraven och också att i viss omfattning ändra på villkoren.
Om det finns oklarheter eller punkter som är negativ för föreningen så ställ frågor och be om förtydliganden.
 

Att diskutera med kommunen

Det förekommer att upphandlingar av simhallsdrift görs på samma grunder som till exempel upphandling av kommunens renhållning, vägunderhåll eller städning. Dessa entreprenader är dock inte helt jämförbara och det är relevant att i ett tidigt skede diskutera med kommunpolitiker om:

• Syfte och mål

• Varför läggs driften ut på entreprenad och vad vill man uppnå?

• Samhällskonsekvenser

En maximal besparing är inte lika med optimal samhällsnytta. Vad är syftet med simanläggningen och vilka grupper ska tillgodoses? Hur säkras till exempel kommunens friskvårdsintresse och hur ges grupper såsom barn och ungdomar, pensionärer, funktionshindrade, idrottsföreningar med flera tillgång till anläggningen till rimliga priser.
Konkurrensläge

Om målet är sänka kostnader så förutsätter det en konkurrensutsatt marknad. Risken är annars stor för ett privat monopol. Samtidigt är det svårt att återta entreprenaden efter att den egna kompetensen försvunnit.
Skalfördelar

Ofta finns förhoppningar om skalfördelar vid en entreprenadupphandling. I mindre orter, med endast en simhall, finns inga självklara skalfördelar där man kan dra nytta av att ha andra entreprenader i närområdet.
Förfrågningsunderlaget

Det krävs noggrannhet. Upphandlingen har långvariga konsekvenser och avtalsvillkoren är svåra att ändra på under avtalets löptid. Upphandling av simhallsdrift är en udda upphandling och kompetens finns inte alltid tillgänglig i kommunen. Se till att extern konsulthjälp tas in vid behov.